เริ่มกันที่ ส. ที่ 1 “สะสาง”
อย่างที่คนไทยเราเข้าใจดีว่า การสะสาง คือ การเคลียร์ทุกสิ่งทุกอย่าง
ขั้นตอนนี้จึงเป็นการจัดแยกระหว่าง ‘ของที่ยังจำเป็นต้องใช้’ กับ ‘ของที่ควรทิ้งได้แล้ว’
ซึ่งการต้องสะสาง ก็ทำให้หลายคนลังเล เพราะไม่แน่ใจว่ากระดาษแผ่นนี้ หรือสมุดจดที่หมึกจางแล้วเล่มนั้น มันยังสำคัญอยู่ไหม หรือเก็บไว้เพราะเสียดาย คิดว่า ‘เผื่อได้ใช้’ … ถ้าเป็นอย่างนั้น ให้รีบเปลี่ยนมุมมองใหม่ซะ
การจัดระเบียบสะดวกใช้ในวิถีของโตโยต้า เขาได้แนะนำไว้ว่า ‘ให้เก็บเฉพาะสิ่งที่จำเป็น’ ดังนั้นอะไรก็ตามที่ไม่จำเป็นในการทำงานแต่ละวัน ให้ตัดใจ แล้วทิ้งมันไปได้เลย!
คัดแยกให้ดี ‘ของจำเป็นต้องใช้’ หรือ ‘ของที่ควรทิ้ง’ แค่นี้ก็จะได้สะสางสารพัดของไม่เกิดประโยชน์ และเพิ่มพื้นที่ให้โต๊ะทำงานของเราแล้ว
ส. ที่ 2 “สะดวก”
ขั้นตอนนี้ เรียกว่า จัดลำดับความสำคัญ อันไหนใช้บ่อย ใช้ก่อน และใช้หลัง
การจัดลำดับงานแต่ละงานก็สามารถใช้วิธีนี้ได้เช่นเดียวกัน นอกจากจะทำให้เรามองเห็นความสำคัญของสิ่งต่างๆ ตามลำดับการใช้งานแล้ว ขณะที่เราจัดเรียงสิ่งเหล่านี้ สมองของเราก็จะได้เตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานไปในตัวด้วย
เช่น ช่วงเช้าของทุกวันต้องทำอะไร ใช้อะไรบ้าง แล้วจึงจัดเอกสาร หรือไฟล์งานสำหรับช่วงเช้าไว้เป็นประเภทที่ 1 และงานสำหรับช่วงอื่นๆ ในประเภทต่อมา เมื่อใช้วิธีการนี้แล้ว ไม่ว่าตารางในแต่ละวันจะรวนบ้าง หรือสลับซับซ้อน เราก็จะสามารถรับมือกับมันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แน่นอนว่าแต่ละคนก็มีวิธีการจัดระเบียบให้ตัวเองในแบบที่แตกต่างกันไป ซึ่งไม่มีใครสามารถบอกได้ว่าสิ่งที่เราเลือกทำ มันผิด หรือ ถูก
แต่ให้ดูที่ผลลัพธ์ ‘ถ้าเราสามารถทำงานได้ดีขึ้น เสียเวลาน้อยลง’ ก็แปลว่าสิ่งที่เราทำนั้นเกิดผลดี นั่นเอง!
ลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญ ทั้งภาระงาน และสิ่งที่ต้องใช้ ให้พร้อม สะดวก ‘ในเวลาที่จำเป็น’ จะช่วยลดเวลาในการรื้อ และพื้นที่ทำงานของเราก็จะมีแต่สิ่งที่เป็นประโยชน์
ส. ที่ 3 “สะอาด”
นอกจากเรื่องความเป็นระเบียบเรียบร้อยที่สำคัญแล้ว เรื่องความสะอาดของโต๊ะทำงานก็สำคัญมากเช่นกัน โต๊ะทำงานที่ดีไม่ควรสกปรก ไม่ว่าจะเป็นเศษอาหารที่หลงเหลือ อาจจะทำให้เกิดเชื้อรา แบคทีเรีย ที่ทำให้สุขภาพของเราแย่ลงได้
ดังนั้น ควรทำความสะอาดพื้นที่ทำงาน โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องใช้ต่างๆ บนโต๊ะอยู่เสมอ นอกจากจะได้สัมผัสกับความสะอาด สบายมือเวลาหยิบจับแล้ว กลิ่นหอมจากสารทำความสะอาด ก็ช่วยให้รู้สึกสดชื่นขึ้นได้ด้วย
ไม่ว่าเราจะใช้งานโต๊ะทำงานของเรามากหรือน้อย แต่สิ่งที่เราใช้ทุกวัน ต้องสะอาดอยู่เสมอ เพื่อสุขภาพดีของเราเอง
ส. ที่ 4 “สุขลักษณะ”
สุขลักษณะหมายถึงอะไร?
ให้ลองนึกถึง ห้องสวยๆ โต๊ะทำงานเรียบร้อย น่านั่งเหมือนคาเฟ่ ที่ให้ความรู้สึกสะอาด สบายตา สบายใจ ทำให้อยากอยู่ในพื้นที่นั้นนานๆ มันดีมากเลยใช่ไหมล่ะ
การจัดโต๊ะทำงาน ที่อยู่อาศัย หรือพื้นที่ที่เป็นของเราให้มีสุขลักษณะที่ดีอยู่เสมอ ก็คือการรักษาขั้นตอนของการ สะสาง สะดวก สะอาดให้คงไว้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะช่วยให้เราสดชื่น และสบายใจกับการทำงานได้ตลอดทั้งวัน และหากเกิดความเครียดระหว่างทำงาน การเคลียร์โต๊ะให้กลับมามีสุขลักษณะในแบบที่เราชอบ ก็สามารถพาเราออกจากความเครียดนั้นได้ดีทีเดียว
ทำให้พื้นที่ของเรา เป็นที่ที่น่าอยู่สำหรับเราเอง คอยดูแลความสะอาด และความเป็นระเบียบอย่างสม่ำเสมอ สร้างสุขนิสัยที่ดีให้ตัวเรา ด้วยตัวเรา
ส. ที่ 5 “สร้างนิสัย”
ใครบ้างที่โต๊ะสะอาดเรียบร้อยได้แค่วันเดียว? หรือบางทีก็ได้แค่ช่วงเวลาเดียวเท่านั้น ไม่นานก็กลับมารกเลอะเทอะเหมือนเดิมอีกแล้ว
เชื่อว่าสาเหตุที่ทำให้หลายคนเป็นแบบนี้ เพราะเรามัวแต่สนใจกองงานตรงหน้า และสิ่งที่ต้องทำ มากกว่าจะยอมเสียเวลานิดๆ หน่อยๆ เพื่อจัดการความเรียบร้อยบนโต๊ะทำงานนั่นเอง ซึ่งยิ่งเราปล่อยให้ตัวเองเคยชินกับคำว่า ‘ไว้ก่อน’ นานเท่าไหร่ ประสิทธิภาพในการทำงานที่เราอุตส่าห์ทำมาตั้งแต่ ส. แรก ก็จะค่อยๆ หายไปทีละนิด จนสุดท้าย เราก็จะกลับมาเป็นแบบเดิม
ดังนั้น สิ่งที่เราต้องทำให้ได้ก็คือ ฝึกสะสาง จัดวางของให้สะดวก รักษาความสะอาด สร้างสุขลักษณะให้เป็นนิสัย และวางมาตรฐานให้ตัวเองทำสิ่งเหล่านี้ ‘เป็นประจำ’ อย่างมีคุณภาพด้วย
โต๊ะทำงานบรรยากาศดี เราก็ไม่เครียด ประสิทธิภาพในการทำงานก็ดีขึ้น แล้วมาแชร์กันว่า ‘ชีวิตบนโต๊ะทำงานเราดีขึ้นมากแค่ไหน’
Scenario Thailand Foundation เราพร้อมสนับสนุนทุกคนที่อยากเปลี่ยนแปลง เพื่อรับมือกับอนาคตที่ไม่แน่นอน